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○東京都職員共済組合電子データ処理規程
昭和62年10月19日
職員共済組合規程第13号
東京都職員共済組合電子データ処理規程を公布する。
東京都職員共済組合電子データ処理規程
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第3条)
第2節 機能分担(第4条―第7条の3)
第2章 データ保護及び目的外使用
第1節 データ保護(第8条―第14条)
第2節 電子データ取扱責任者等(第15条・第16条)
第3節 目的外使用等の制限(第17条・第18条)
第3章 コンピュータ等の管理(第19条・第20条)
第4章 電子データ処理の運営管理
第1節 通則(第21条・第22条)
第2節 委託処理(第23条―第26条)
第5章 雑則(第27条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、東京都職員共済組合(以下『組合』という。)
における電子データ処理に関し基本的な事項を定めることにより、その適切かつ円滑な推進と効率的な運用に資することを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(2) 課 部の課及びこれに相当する科並びに
規則第1条第1号に規定するシティ・ホール診療所をいう。
(3) コンピュータ等 コンピュータ(端末機を含む。)
、ワードプロセッサ又は光ディスクをいう。
(4) 電子データ処理 コンピュータ等を利用して、データを処理することをいう。
(平3組合規程10・平14組合規程15・一部改正)
(電子データ処理の基本)
第3条 電子データ処理に当たつては、個人情報等の保護に万全の措置を講ずるとともに、システム相互の有機的な連携を図り、公正かつ効率的な事務事業運営が確保されるようにしなければならない。
第2節 機能分担
(電子データ処理の体制)
第4条 電子データ処理は、管理部門と部とが行う。
2 前項の管理部門は、管理部とする。
(管理部門の機能)
第5条 管理部門の電子データ処理についての機能は、次に掲げるとおりとする。
(1) 電子データ処理に係る総合調整に関すること。
(2) コンピュータ等の運用に係る基本的事項の決定に関すること。
(3) 各部に共通する業務(以下『共通業務』という。)
を処理するために設置するコンピュータ等の運用に関すること。
(部の機能)
第6条 部の電子データ処理についての機能は、次に掲げるとおりとする。
(1) 電子データ処理の計画の立案に関すること。
(2) 電子データ処理の管理及び促進に関すること。
(3) システムの設計及び維持管理に関すること。
(4) プログラムの開発及び維持管理に関すること。
(5) 入力媒体の作成に関すること。
(6) 機械処理に関すること。
(7) 部に設置するコンピュータ等の運用に関すること。
(管理部門と部との共管機能)
第7条 管理部門及び部は、相互に連携を保ち、次に掲げる事項を取り扱う。
(1) 電子データ処理に従事する者の育成及び研修に関すること。
(2) 電子データ処理の普及に関すること。
(3) 電子データ処理の評価に関すること。
(平15組合規程5・一部改正)
(情報処理指導主任の設置)
第7条の2 課に情報処理指導主任を置く。ただし、事務局長(以下『局長』という。)
が情報処理指導主任を置く必要がないと認める課については、この限りでない。
2 情報処理指導主任は、局長が任命する。
(平14組合規程13・追加)
(情報処理指導主任の職務)
第7条の3 情報処理指導主任は、その所属する課における次の事項を取り扱う。
(1) 電子情報処理に関する指導及び教育に関すること。
(2) 電子情報処理の促進及び改善に関すること。
(3) 前2号に定めるもののほか、電子情報処理に関し必要なこと。
(平14組合規程13・追加)
第2章 データ保護及び目的外使用
第1節 データ保護
(データ保護の趣旨)
第8条 電子データ処理に当たり、その漏えいにより、個人若しくは法人(以下『個人等』という。)
の利益に損害を与えるおそれのあるデータ若しくは公平かつ円滑な事務の執行を著しく妨げるおそれのあるデータ、事故等が発生したときにその復元等が著しく困難となるおそれのあるデータ又は法令の規定により秘密として取り扱うこととされているデータ(以下これらを『要保護データ』という。)
については、検索及び大量複製の容易性、データの集中性その他の電子データ処理の特性に留意して、その漏えい、消失、改ざん、き損等の防止を図らなければならない。
(平14組合規程15・一部改正)
(個人等のデータの提供制限)
第9条 個人等のデータは、これを組合以外のものに提供してはならない。ただし、法令に特別の定めがある場合又は組合員(組合員であつた者を含む。)
の福祉の増進のために必要があり、かつ、個人等の秘密を侵害するおそれがないと認められる場合は、この限りでない。
(電子データ提供審議委員会)
第10条 前条ただし書の規定により個人等のデータを組合以外のものに提供しようとするときは、電子データ提供審議委員会(以下『審議委員会』という。)
の議を経なければならない。
2 審議委員会に関する事項は、局長が別に定める。
(平14組合規程13・一部改正)
(データ保護組織)
第11条 データの適切な管理運用を図るため、次に掲げる者を置く。
(1) データ保護主管者
(2) データ保護管理者
(3) データ保護責任者
(データ保護主管者)
第12条 データ保護主管者は、局長をもつて充てる。
2 データ保護主管者は、次に掲げる事項を取り扱う。
(1) データ保護に係る総合調整に関すること。
(2) 個人等のデータの目的外使用に係る承認に関すること。
(3) データ保護に係る事故発生時の対応措置に関すること。
(4) データ保護に係る調査及び研究に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、データ保護に関する重要なこと。
(平15組合規程5・一部改正)
(データ保護管理者)
第13条 データ保護管理者は、電子データ処理をする業務を所管する部の長の職にある者をもつて充てる。
2 データ保護管理者は、次に掲げる事項を取り扱う。
(1) 電子データ処理に必要な磁気テープ等の記録媒体(以下『記録媒体』という。)
及び入出力帳票で、要保護データの記録されているものの指定を行うこと。
(2) システム設計書、プログラム説明書その他の記録物で、要保護データに係るものの指定を行うこと。
(3) 前2号に掲げるもののほか、要保護データに係る指定に関し必要なこと。
(データ保護責任者)
第14条 データ保護責任者は、電子データ処理をする業務を所管する課の長にある者をもつて充てる。
2 データ保護責任者は、次に掲げる事項を取り扱う。
(1) 前条第2項第1号の規定により指定された記録媒体及び入出力帳票を管理すること。
(2) 前条第2項第2号の規定により指定された記録物を管理すること。
(3) 個人等のデータの処理を委託しようとする事業者の調査及び検討に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、要保護データに係る管理に関し必要なこと。
第2節 電子データ取扱責任者等
(電子データ取扱責任者)
第15条 データ保護管理者は、電子データ処理に当たつては、電子データ取扱責任者をあらかじめ指定し、その者をもつて処理させなければならない。
(端末機取扱者)
第16条 データ保護責任者は、オンライン端末機を利用して要保護データに係る電子データ処理をする場合は、端末機取扱者をあらかじめ指定し、その者をもつて処理させなければならない。この場合においては、当該データ保護責任者が管理するパスワード等により当該処理をさせるものとする。
第3節 目的外使用等の制限
(記録項目の制限)
第17条 コンピュータ等により記録する個人等のデータは、事業の執行に必要かつ最小限のものとしなければならない。
(目的外使用の制限)
第18条 コンピュータ等により記録された個人等のデータは、当該データの収集目的外に使用してはならない。ただし、事業執行上必要があり、かつ、個人等の利益に損害を与えないことが明らかである場合にあつては、データ保護主管者の承認を得た上で使用することができる。
第3章 コンピュータ等の管理
(機器の管理)
第19条 組合に設置するコンピュータ等のうち、共通業務を処理するものについては管理部門の長が、専ら部の業務を処理するものについては部長が、専ら課の業務を処理するものについては課長が管理する。
(機種選定委員会)
第20条 組合にコンピュータ等機種選定委員会(以下『機種選定委員会』という。)
を置く。
2 コンピュータ等を設置し、又はその機種を変更しようとする場合は、機種選定委員会の議を経て機種を決定しなければならない。ただし、軽易な機種を設置し、又は軽易な機種へ変更しようとする場合は、この限りでない。
3 機種選定委員会に関する事項は、局長が別に定める。
第4章 電子データ処理の運営管理
第1節 通則
(関係書類等の管理)
第21条 電子データ処理に係る関係書類及び記録媒体(以下『関係書類等』という。)
は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保存しておかなければならない。
2 関係書類等の保存に当たつては、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じなければならない。
(コードの管理)
第22条 電子データ処理に使用するコードの新設、変更又は廃止に関することは、部長が行う。
2 前項の場合において、他の部又は組合にデータを提供している組合の所轄機関の業務処理に影響を与えるおそれのあるときは、部長は、あらかじめ管理部門の長に協議しなければならない。
3 コードの管理に関する事項は、局長が別に定める。
第2節 委託処理
(委託処理の基準)
第23条 電子データ処理は、
第6条第3号から
第7号までに定める機能の全部又は一部が次の各号の一に該当する場合にあつては、委託により処理すること
(以下『委託処理』という。)
ができる。
(1) 電子データ処理をする業務が組合以外の団体の業務と関連があり、統一的に処理することが必要な場合
(2) 電子データ処理のために特定の機器を必要とする場合
(3) 前2号に掲げる場合のほか、委託処理をすることが効果的な場合
(委託先の調査等)
第24条 データ保護責任者は、要保護データを含む業務の電子データ処理につき前条の規定に基づき委託処理をする場合は、当該データの漏えい、消失、改ざん、き損等の防止を図るため、委託しようとする事業者について、あらかじめ次に掲げる事項を調査しなければならない。
(1) 管理責任体制
(2) 関係書類等の管理状況
(3) 業務の運用管理状況
2 前項の調査の結果不適当と認められる事業者には、電子データ処理を委託してはならない。
(平14組合規程15・一部改正)
(委託契約上の留意事項)
第25条 委託処理の契約に当たつては、次に掲げる事項を特約しなければならない。
(1) 秘密の保持に関すること。
(2) 要保護データの目的外使用及び第三者への提供の禁止に関すること。
(3) 第三者への再委託の禁止又は制限に関すること。
(4) 関係書類等の複写及び複製の禁止又は制限に関すること。
(5) 事故発生時における報告義務に関すること。
(6) 組合職員の立入調査に関すること。
(7) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関すること。
(8) 委託処理により生じたものの権利の帰属に関すること。
2 前項に掲げるもののほか、契約に当たつては、仕様書に次に掲げる事項を指示しておかなければならない。
(1) 電子データ処理の基本となる関係書類等の保存の方法及びその期間
(2) 処理条件
(3) 前2号に掲げるもののほか、必要な事項
(委託業務の履行の確保)
第26条 委託処理に係る業務を担当する課長は、委託業務の適正な履行を確保するため、次に掲げる事項を実施しなければならない。
(1) 委託業務に係る関係書類等の管理を、
第21条に定める手続及び方法により行うこと。
(2)
第23条の規定により委託をした事業者の電子データ処理について、
第24条に掲げる事項に係る調査を随時実施すること。
第5章 雑則
(委任)
第27条 この規程の施行に関し必要な事項は、局長が別に定める。
附 則
1 この規程は、公布の日から施行し、昭和62年10月1日から適用する。
2 この規程の施行の際、既に締結されている契約については、この規程の相当規定によつて締結されているものとみなす。
3 この規程の施行の際、既に選定されたコンピュータ等の機種については、この規程の相当規定によつて選定されたものとみなす。
4 この規程の施行の際、既に組合以外のものに提供されたデータについては、この規程の相当規定によつて提供されたものとみなす。
附 則(平成3年組合規程第10号)
この規程は、平成3年4月1日から施行する。
附 則(平成14年組合規程第15号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附 則(平成14年組合規程第13号)
この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成15年組合規程第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
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